Die Rolle des Projektleiters in einer Übersetzungsagentur

Der Projektleiter (kurz PM engl. Project Manager) ist nicht nur in der Unternehmenswelt, sondern auch für Übersetzungsagenturen eine Schlüsselfigur: Er bzw. sie ist für die Leitung von Übersetzungsprojekten zuständig, d.h. von Aufträgen externer Kunden, die der Agentur erteilt werden. Die Aufgaben der Agentur werden entsprechend Projekten bearbeitet und gewährleistet die termingerechte Lieferung bzw. ist zusätzlicher Garant der Qualität des Endprodukts. Daher wird vom Projektleiter meist geistige Flexibilität, Entscheidungsfähigkeit, Führungsqualitäten, Liebe zum Detail und ein ausgezeichnetes Zeit- und Ressourcenmanagement (insbesondere unter Zeitdruck) gefordert. 

 

Was macht der Projektleiter eines Übersetzungsbüros?

Die Aufgaben eines PM sind operativer, aber auch zwischenmenschlicher Art:

• Vorbereitung des Übersetzungsprojekts in seinen verschiedenen Stadien (unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse und der dem Projektleiter zur Verfügung stehenden Mittel und Humanressourcen);

 

• Auswahl und Leitung des internen Teams der Agentur und ggf. auch der freiberuflichen Mitarbeiter, die sie beschäftigt;

 

• Der ständige Dialog mit dem Kunden, der stets über den Fortschritt, den Zeitplan und die Kosten des Projekts informiert sein muss.

   

  PM-Fähigkeiten in der Übersetzungsbranche

   

  Sprachkenntnisse

  Ein PM leitet ein internationales Team, für das die Beherrschung der englischen Sprache erforderlich ist. Für einen Projektleiter im Bereich Sprachdienste ist eine akademische oder berufliche Ausbildung im Bereich Übersetzung sinnvoll. Es handelt sich somit um eine Managementfunktion, die auch von Fachkräften eines anderen Backgrounds besetzt werden kann.

   

  Technische Fähigkeiten

  Der PM eines Übersetzungsbüros muss mit der Verwendung von CAT-Tools (computergestützte Übersetzungsprogramme) vertraut sein, die bei der Arbeit mit mehreren Sprachen und sehr strengen Fristen unerlässlich sind. Er muss zudem in der Lage sein, die Translation Memorys der Agentur zu verwalten, d.h. die Datenbanken der zuvor angefertigten Übersetzungen für bestehende Kunden. Einige Agenturen verwenden auch spezielle Software für das Projektmanagement und das Desktop-Publishing: Die Kenntnis dieser Software erleichtert und beschleunigt die Arbeit des PM.

   

  Vom Auftrag zur Projektabwicklung: die Aufgaben des Projektmanagers in einem Übersetzungsbüro.

  Um den Wert dieser Figur innerhalb eines Übersetzungsbüros besser zu verstehen, wollen wir uns im Detail ansehen, welche Aufgaben ein Projektleiter erfüllt, wenn ein neuer Auftrag auf dem Schreibtisch der Übersetzungsagentur (oder besser gesagt in unseren E-Mail-Posteingängen) eintrifft.

  Der PM erhält die Anfrage des Kunden und erstellt einen Kostenvoranschlag basierend auf den zu übersetzenden Dokumenten, dem Zeitrahmen und der Verfügbarkeit der sprachlichen Mitarbeiter. Wenn der Kunde das Angebot und den voraussichtlichen Liefertermin akzeptiert, beginnt der PM das Projekt.

   

  1) Auftragsvergabe

  Der PM erhält die Anfrage des Kunden und erstellt einen Kostenvoranschlag basierend auf den zu übersetzenden Dokumenten, dem Zeitrahmen und der Verfügbarkeit der sprachlichen Mitarbeiter. Wenn der Kunde das Angebot und den voraussichtlichen Liefertermin akzeptiert, beginnt der PM das Projekt.

   

  2) Operatives Stadium (Übersetzung des Projekts).

  Der PM greift basierend auf der sprachlichen, formalen und inhaltlichen Eigenschaften der Dokumente auf die am besten geeigneten Übersetzer (und möglichen Revisoren) zu. Er legt die Liefertermine für die am Projekt beteiligten Übersetzer fest und fährt mit der Vorbereitung der Übersetzungspakete mit den CAT-Tools fort (jedes Paket muss die zu übersetzenden Dateien und eventuelle Referenz-Translation Memorys enthalten). An dieser Stelle beginnt, koordiniert und überwacht er die Arbeit der Übersetzer und informiert den Auftraggeber kontinuierlich über Änderungen, unvorhergesehene Ereignisse und Abklärungen über den Arbeitsfortschritt: Der PM muss für den Kunden immer ein zuverlässiger Ansprechpartner sein.

   

  3) Qualitätskontrolle

  Der PM stützt sich möglicherweise auf einen externen Prüfer oder übt diese Aufgabe selbst aus, stellt die Qualität des Endprodukts sicher und schickt das Paket nach Abschluss der Prüfung zurück an den Übersetzer. Dieser Austausch ist ein Anreiz zur ständigen Weiterbildung sowohl der internen Mitarbeiter als auch der Übersetzer und führt zu einer schrittweisen Verringerung an Fehlern. Vor der Lieferung wird das Projekt noch einmal umfassend korrekturgelesen und auf Rechtschreibfehler überprüft.

   

  4) Lieferung

  Der PM bearbeitet die endgültige Version des Projekts in einem vom Kunden genehmigten Format und liefert dann das übersetzte Dokument. Schließlich aktualisiert er die Translation Memorys mit den neuen übersetzten Dateien.

   

  Ein Übersetzungsbüro, das Effizienz und Pünktlichkeit gewährleisten will, sollte sich über den Wert einer professionellen Person eines Projektleiters im Klaren sein. Übersetzungsprojekte erfordern ein komplexes Management und erhebliche Planungskompetenz: Am Übersetzungsprozess sind viele Mitarbeiter beteiligt, die oft sehr unterschiedliche Bedürfnisse haben (Sprache, Zeitzone usw.). Es ist zudem erforderlich, mit spezifischen Computerprogrammen, Glossaren und Case History von Kunden vertraut zu sein. Schließlich ist ein Bindeglied zwischen Auftraggeber und den an dem Projekt beteiligten Fachleuten von größter Bedeutung. Viele Kunden des Übersetzungsbüros vertrauen uns, weil unser Projektmanagement-Team auf alle Ihre Bedürfnisse eingeht und eine pünktliche Lieferung gewährleistet. Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder einen Beratungstermin vereinbaren möchten, stehen wir Ihnen gerne hier zur Verfügung.